Preise im Kosmetikstudio kalkulieren: So rechnest du deinen Stundensatz

Viele Gründerinnen schauen zuerst auf die Preise der anderen Studios. Das ist ein guter Abgleich. Als Grundlage taugt es nicht. Du kennst weder die Kosten noch die Auslastung der Kollegin.

Rechne deshalb von deinem Bedarf aus. Die Frage lautet: Wie viel muss dein Studio im Jahr einnehmen, damit du davon leben kannst? Und wie viele Stunden kannst du realistisch verkaufen?

Die Methode hat vier Schritte:

1. Zielumsatz bestimmen: Was brauchst du privat, und was kostet der Betrieb?
2. Produktive Stunden ermitteln: Wie viele Stunden arbeitest du tatsächlich an Kundinnen?
3. Stundensatz ausrechnen: Zielumsatz geteilt durch produktive Stunden.
4. Leistungspreis bilden: Zeit mal Stundensatz plus Material, bei Bedarf plus Umsatzsteuer.

Mit dem Stundensatz-Rechner kannst du die Schritte mit deinen eigenen Zahlen durchspielen.

Dein Zielumsatz besteht aus zwei Teilen: deinem Unternehmerlohn und den Betriebskosten.

Dein Unternehmerlohn

Als Selbstständige bekommst du kein Gehalt. Alles, was eine Angestellte vom Arbeitgeber bekommt, musst du selbst erwirtschaften. Dazu gehören:

• Lebenshaltung: Miete, Essen, Mobilität, Rücklagen für privat.
• Kranken- und Pflegeversicherung: Die Beiträge trägst du allein. Die genaue Höhe nennt dir deine Krankenkasse.
• Altersvorsorge: Ob für dich eine Rentenversicherungspflicht besteht, klärst du mit der Deutschen Rentenversicherung. Sorg auf jeden Fall vor.
• Steuerrücklage: Auf deinen Gewinn zahlst du Einkommensteuer, unter Umständen auch Gewerbesteuer. Wie viel du zurücklegen solltest, besprichst du mit deiner Steuerberaterin.

Deine Betriebskosten

Hier zählen alle laufenden Kosten, die nicht an einer einzelnen Behandlung hängen:

• Miete und Nebenkosten fürs Studio
• Versicherungen (siehe Versicherungen fürs Kosmetikstudio)
• Buchhaltung und Steuerberatung
• Buchungssystem, Telefon, Internet, Website
• Schulungen und Zertifikate
• Werbung
• Rücklage für Geräte, Liegen und Lampen

Verbrauchsmaterial wie Gel, Wimpern oder Wachs rechnest du nicht hier ein. Das schlägst du später direkt auf die einzelne Leistung auf. So bleibt dein Stundensatz sauber.

Das ist der Schritt, bei dem die meisten zu optimistisch rechnen. Ein Jahr hat nicht 2.000 verkaufbare Stunden.

Zieh von allen Arbeitstagen ab:

• Urlaub – plane ihn fest ein, sonst machst du keinen.
• Feiertage – je nach Bundesland unterschiedlich viele.
• Krankheit – auch du fällst mal aus.
• Schulungen – neue Techniken kosten Zeit.

Von den übrigen Stunden geht noch ein großer Teil ab, in dem du kein Geld verdienst:

• Verwaltung: Buchhaltung, Bestellungen, E-Mails, Terminplanung.
• Marketing: Fotos, Instagram, Google-Profil pflegen.
• Vor- und Nachbereitung: Desinfizieren, Aufräumen, Wäsche.
• Leerlauf: Lücken im Kalender, kurzfristige Absagen.

Was übrig bleibt, sind deine produktiven Stunden. Gerade am Anfang ist dein Kalender selten voll. Rechne lieber mit einer vorsichtigen Auslastung und freu dich, wenn es mehr wird.

Beispiel mit erfundenen, rein illustrativen Zahlen. Es zeigt nur den Rechenweg. Deine Zahlen sehen anders aus – setz deine eigenen ein.

Zielumsatz (netto, pro Jahr)

Produktive Stunden

Stundensatz

46.480 € geteilt durch 1.176 Stunden ergibt rund 39,52 € netto pro Stunde.

Mit 19 % Umsatzsteuer sind das rund 47,03 € brutto. Die 19 % sind der allgemeine Steuersatz nach § 12 Abs. 1 UStG.

Achte auf ein Detail: In diesem Beispiel liegt der Zielumsatz über 25.000 €. Damit wäre die Gründerin ab dem Folgejahr keine Kleinunternehmerin mehr. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Jetzt rechnest du jede Leistung einzeln. Die Formel:

Leistungspreis = Zeit × Stundensatz + Material

Wichtig ist die ganze Zeit. Dazu gehören Begrüßung, Beratung, Vorbereitung des Platzes und das Desinfizieren danach. Eine Behandlung von 60 Minuten blockiert deinen Kalender oft länger.

Beispiel mit erfundenen Zahlen, Stundensatz 39,52 € netto aus der Tabelle oben:

Danach rundest du auf glatte, gut lesbare Beträge. Aus 77,68 € werden zum Beispiel 78 €.

Prüf am Ende den Markt: Liegen deine Preise weit über dem, was Studios in deiner Gegend verlangen? Dann schau zuerst auf deine Kosten und deine Zeiten. Liegen sie weit darunter, verschenkst du Geld.

Ob du Umsatzsteuer aufschlagen musst, hängt von der Kleinunternehmerregelung ab (§ 19 UStG).

Seit 2025 gilt: Du bist Kleinunternehmerin, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Gezählt wird netto. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, ist die Regelung laut den Finanzämtern Baden-Württemberg ab diesem Zeitpunkt vorbei.

Für deine Kalkulation heißt das:

• Als Kleinunternehmerin weist du keine Umsatzsteuer aus. Dein Netto-Preis ist auch dein Endpreis. Brutto gleich netto.
• Mit Umsatzsteuer schlägst du 19 % auf deinen Netto-Preis auf. Die Steuer gehört nicht dir, du führst sie ans Finanzamt ab.

Kalkulier deshalb immer zuerst netto. Rechne dann durch, wo dein Umsatz im nächsten Jahr landet. Wächst du über die Grenze, steigen deine Endpreise auf einen Schlag um 19 % – oder dein Gewinn sinkt entsprechend. Plane den Übergang früh.

Alles Weitere steht im Ratgeber Kleinunternehmerregelung. Ob du unter den Grenzen bleibst, zeigt dir der Kleinunternehmer-Check.

Deine Kalkulation darf netto sein. Was du Kundinnen zeigst, muss es nicht.

Nach § 3 Abs. 1 PAngV gibt jede Unternehmerin, die Verbraucherinnen Leistungen anbietet, die Gesamtpreise an. Gesamtpreis ist nach § 2 PAngV der Preis einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile. Auf deiner Preisliste, deiner Studio-Seite und bei Instagram steht also immer der Endpreis.

Außerdem verlangt § 12 PAngV ein Preisverzeichnis für deine wesentlichen Leistungen. Es hängt im Studio aus und, wenn du eins hast, auch im Schaufenster. Wie du es aufbaust, steht in Preisliste fürs Studio erstellen.

Verstöße gegen die Pflicht zur Gesamtpreisangabe können nach § 20 PAngV eine Ordnungswidrigkeit sein.

Kosten steigen, deine Erfahrung wächst. Prüf deine Kalkulation deshalb mindestens einmal im Jahr. Eine Preiserhöhung ist normal. Wichtig ist, wie du sie ankündigst.

So gehst du vor:

1. Neu rechnen: Setz die aktuellen Kosten in deine Kalkulation ein. Dann weißt du, welcher Preis nötig ist.
2. Früh ankündigen: Gib deinen Stammkundinnen einige Wochen Vorlauf. Ein Aushang im Studio und ein kurzer Hinweis bei der Terminvereinbarung reichen oft.
3. Kurz begründen: Ein Satz genügt, etwa gestiegene Material- und Mietkosten oder eine neue Schulung. Entschuldige dich nicht.
4. Gebuchte Termine fair behandeln: Lass bereits vereinbarte Termine zum alten Preis laufen. Das vermeidet Streit.
5. Überall gleichzeitig ändern: Preisliste im Studio, Studio-Seite, Buchungssystem, Google-Profil. Widersprüchliche Preise verunsichern.

Erhöh lieber regelmäßig in kleinen Schritten als selten in großen. Kleine Schritte sind für Stammkundinnen leichter nachzuvollziehen.