Online-Terminbuchung fürs Studio einrichten: Schritt für Schritt

Online-Buchung nimmt dir vor allem eins ab: das Hin und Her per Telefon und Nachricht. Kundinnen sehen deine freien Termine und buchen selbst, auch abends.

Bevor du Anbieter vergleichst, beantworte dir drei Fragen:

• Wer bucht? Nur Stammkundinnen oder auch Neukundinnen, die dich noch nicht kennen?
• Wer arbeitet? Nur du oder ein Team mit eigenen Kalendern?
• Wie wird bezahlt? Bar und Karte vor Ort, oder soll die Kundin auch online mit Karte zahlen können?

Die Antworten bestimmen, welche Funktionen du wirklich brauchst. Alles andere ist nett, aber kein Auswahlkriterium.

Das Kostenmodell

Auf dem Markt gibt es vor allem drei Modelle:

Welches Modell sich für dich rechnet, hängt von deiner Buchungszahl und deinen Preisen ab. Mit dem Provisionsvergleich kannst du das durchrechnen. Hintergründe stehen in Buchungsplattformen und Provision.

Lies bei jedem Anbieter die Vertragsbedingungen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Zusatzkosten für weitere Mitarbeiterinnen oder Funktionen.

Die Funktionen

Diese Checkliste hilft beim Vergleich:

• Gastbuchung: Kann die Kundin ohne Konto buchen? Eine Pflicht-Registrierung ist für Neukundinnen eine zusätzliche Hürde.
• Bestätigung: Bekommt die Kundin sofort eine Bestätigung mit allen Details?
• Stornofrist: Kannst du festlegen, bis wann online abgesagt werden kann?
• Erinnerungen: Wird die Kundin vor dem Termin erinnert? Per E-Mail, SMS oder App?
• Kalender: Siehst du alle Termine an einem Ort, auch die telefonisch vereinbarten?
• Team: Hat jede Mitarbeiterin eigene Arbeitszeiten und Leistungen?
• Kartenzahlung: Ist Kartenzahlung möglich, und wer berechnet welche Gebühr?
• Studio-Seite: Gibt es eine Seite mit Fotos, Preisen und Bewertungen, die du verlinken kannst?

Bei jeder Buchung entstehen personenbezogene Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail, gebuchte Leistung. Als Inhaberin bist du für diese Daten in der Regel verantwortlich.

Verarbeitet ein Anbieter die Daten in deinem Auftrag, ist er Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Datenschutzkonferenz (DSK) erklärt in ihrem Kurzpapier Nr. 13, was das bedeutet:

• Du darfst nur Anbieter einsetzen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten.
• Du schließt mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Er kann schriftlich oder elektronisch abgeschlossen werden.
• Auftragsverarbeiter sind Empfänger der Daten. Das gehört in deine Datenschutzinformation für Kundinnen.

Manche Plattformen verarbeiten Daten auch für eigene Zwecke, etwa für einen Marktplatz. Dann kann eine andere Rolle vorliegen. Frag den Anbieter, wie er die Rollen sieht, und lass dir den AVV zeigen.

Bei Unsicherheit hilft die Datenschutzaufsicht deines Bundeslandes weiter.

Hier entscheidet sich, ob dein Kalender später funktioniert. Leg jede Leistung so an, wie sie wirklich abläuft.

1. Klarer Name: „Gel-Neumodellage, Naturlänge" statt „Nails Deluxe".
2. Realistische Dauer: Miss eine Woche lang, wie lange du tatsächlich brauchst. Nimm nicht deinen besten Tag.
3. Puffer: Plan Zeit für Desinfektion, Aufräumen und Lüften ein. Viele Systeme erlauben einen Puffer nach der Leistung, der für Kundinnen unsichtbar bleibt.
4. Vorbereitung: Braucht eine Leistung Vorlauf, etwa ein Patch-Test vor dem ersten Lash-Set? Leg das als eigene Leistung an oder vermerke es im Text.
5. Varianten: Auffüllen bis 2 Wochen, bis 3 Wochen – jeweils als eigene Leistung mit eigener Dauer.
6. Preis: Gegenüber Verbraucherinnen nennst du Gesamtpreise einschließlich Umsatzsteuer (§ 3 PAngV). Mehr in Preisliste fürs Studio erstellen.
7. Kurze Beschreibung: Was passiert, wie lange hält es ungefähr, was soll die Kundin mitbringen oder vorher beachten?

Weniger ist mehr. Zwölf klar benannte Leistungen sind besser als vierzig ähnliche.

Buchungsregeln schützen deinen Kalender. Leg mindestens diese fest:

• Vorlauf: Wie kurzfristig darf online gebucht werden? Ein paar Stunden Vorlauf geben dir Zeit zur Vorbereitung.
• Buchungshorizont: Wie weit im Voraus? Bei Auffüll-Terminen reichen oft einige Wochen.
• Stornofrist: Bis wann darf die Kundin selbst absagen? Wähle eine Frist, in der du den Termin noch neu vergeben kannst.
• Arbeitszeiten und Pausen: Trag Pausen fest ein. Sonst bucht jemand genau in deine Mittagspause.
• Neukundinnen: Sollen sie alle Leistungen buchen dürfen, oder nur eine Erstberatung?

Willst du eine Ausfallgebühr verlangen, gehört der Hinweis vor die Buchungsbestätigung. Allgemeine Geschäftsbedingungen werden nach § 305 Abs. 2 BGB nur Vertragsbestandteil, wenn du ausdrücklich auf sie hinweist und die Kundin sie zumutbar zur Kenntnis nehmen kann. Details stehen in No-Shows im Studio.

Zur Einordnung ein konkretes Beispiel für das Abo-Modell, Stand Oktober 2026: Bei BeautyNear Pro zahlt ein Studio 40 € im Monat inklusive einer Mitarbeiterin. Jede weitere Mitarbeiterin kostet 20 € zusätzlich. Auf Buchungen fällt keine Provision an.

Kundinnen können dort auch als Gast buchen und bestätigen ihre Telefonnummer per SMS-Code. Vor dem Termin bekommt die Kundin eine Erinnerung per E-Mail mit Absage-Link. Kartenzahlung läuft auf das Konto des Studios. Die Gebühr dafür berechnet der Zahlungsdienstleister Stripe dem Studio direkt.

Andere Anbieter arbeiten mit Provision oder anderen Paketen. Vergleiche anhand der Checkliste oben, was zu deinem Studio passt.

Die beste Online-Buchung bringt nichts, wenn niemand den Link findet. Setz ihn dort ein, wo Kundinnen dich ohnehin suchen.

Google-Unternehmensprofil

Laut Google-Hilfe gehst du so vor:

1. Unternehmensprofil öffnen.
2. In der Google-Suche „Buchung" wählen, in Google Maps „Profil bearbeiten".
3. „Link hinzufügen" auswählen und die URL deiner Buchungsseite eintragen.
4. Speichern.

Hast du mehrere Buchungslinks, kannst du einen als bevorzugt markieren. Er erscheint dann zuerst. Mehr Tipps im Ratgeber Google-Unternehmensprofil.

Instagram

Setz den Link in deine Bio. Verweise in Beiträgen und Storys darauf, etwa mit „Termine über den Link in der Bio".

WhatsApp und Co.

Antworte auf Terminanfragen mit einem kurzen Text und deinem Link. Speicher dir den Text als Vorlage. Das spart jeden Tag Zeit.

Offline

Druck den Link als QR-Code auf Visitenkarten, Terminkärtchen und einen Aufsteller am Empfang.

Stammkundinnen buchen oft seit Jahren per Nachricht. Das ändert sich nicht über Nacht. Geh es Schritt für Schritt an:

1. Ankündigen: Erklär im Studio, warum du umstellst – zum Beispiel, damit Kundinnen auch abends buchen können.
2. Gemeinsam ausprobieren: Buche den nächsten Termin einmal zusammen mit der Kundin am Handy.
3. Übergangszeit: Nimm eine Weile parallel noch Anfragen per Telefon an. Trag diese Termine selbst ins System ein, damit es keine Doppelbuchungen gibt.
4. Freundlich verweisen: Kommt eine Anfrage per Nachricht, antworte mit dem Link.
5. Nachfragen: Frag nach einigen Wochen, was gut läuft und was hakt. Passe Leistungen und Regeln an.

Manche Kundinnen werden immer lieber anrufen. Das ist in Ordnung. Wichtig ist, dass alle Termine an einem Ort zusammenlaufen.