No-Shows im Studio: Was hilft gegen Terminausfälle?

Die wenigsten Kundinnen lassen einen Termin aus Bosheit platzen. Meist steckt etwas Alltägliches dahinter:

• Vergessen: Der Termin wurde vor Wochen gebucht und ist untergegangen.
• Verwechselt: Falscher Tag, falsche Uhrzeit, Termin nirgends notiert.
• Absage zu umständlich: Das Studio ist telefonisch nicht erreichbar, eine Nachricht fühlt sich unangenehm an.
• Etwas kam dazwischen: Krankes Kind, Bahnausfall, Überstunden.
• Geringe Verbindlichkeit: Wer nie erlebt hat, dass ein Ausfall Folgen hat, nimmt Termine weniger ernst.

Bei den ersten drei Punkten kannst du am meisten bewirken. Dafür brauchst du keine Strafen, sondern gute Abläufe.

Sofortige Bestätigung

Jede Kundin sollte direkt nach der Buchung eine Bestätigung bekommen. Darin stehen:

• Datum, Uhrzeit und Dauer
• Leistung und Preis
• Adresse, eventuell mit Hinweis zum Eingang oder Parken
• deine Stornofrist
• der Weg zur Absage

Bei telefonischen Buchungen hilft ein Terminkärtchen oder eine kurze Nachricht mit denselben Angaben.

Erinnerung vor dem Termin

Eine Erinnerung ein bis zwei Tage vorher holt den Termin zurück ins Gedächtnis. Gleichzeitig gibt sie der Kundin die Chance, rechtzeitig abzusagen. Das ist der eigentliche Gewinn: Eine frühe Absage kannst du neu vergeben, einen No-Show nicht.

Viele Buchungssysteme verschicken Erinnerungen automatisch. BeautyNear zum Beispiel schickt der Kundin vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail mit einem Absage-Link. Erinnerst du von Hand, nimm dir dafür einen festen Zeitpunkt am Tag vor.

Eine Absage ist für dein Studio viel besser als ein No-Show. Mach den Weg dorthin deshalb so kurz wie möglich.

• Absage-Link in Bestätigung und Erinnerung, mit einem Klick erreichbar.
• Mehrere Wege: Link, Telefon, Nachricht. Nenne alle in der Bestätigung.
• Kein schlechtes Gewissen: Formuliere freundlich, etwa „Du kannst nicht? Sag bitte bis 24 Stunden vorher Bescheid, dann kann eine andere Kundin den Termin bekommen."
• Umbuchen statt absagen: Biete direkt einen neuen Termin an. So bleibt die Kundin dir erhalten.

Wer weiß, dass seine Absage jemand anderem hilft, sagt eher ab.

Eine Warteliste macht aus einer kurzfristigen Absage einen neuen Termin.

So funktioniert sie:

1. Kundinnen, die keinen passenden Termin finden, tragen sich für einen Wunschzeitraum ein.
2. Wird ein Termin frei, benachrichtigst du die Wartenden.
3. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin.

Das geht mit einem Buchungssystem automatisch oder von Hand per Nachricht. Wichtig: Antworte schnell, wenn eine Absage kommt. Ein frei gewordener Termin am nächsten Morgen ist nur wenige Stunden lang vergebbar.

Auch Stammkundinnen, die flexibel sind, freuen sich oft über ein kurzfristiges Angebot.

Regeln wirken nur, wenn Kundinnen sie kennen. Leg deshalb fest und schreib auf:

• Stornofrist: Bis wann ist eine Absage kostenfrei möglich?
• Folgen: Was passiert bei späterer Absage oder Nichterscheinen?
• Verspätung: Ab wann kürzt du die Behandlung oder verschiebst den Termin?

Diese Regeln gehören an mehrere Stellen: unter die Preisliste, auf deine Studio-Seite, in die Buchungsbestätigung und, bei Buchung im Studio, als kurzer mündlicher Hinweis. Wie du die Preisliste aufbaust, steht in Preisliste fürs Studio erstellen.

Bei der Online-Buchung sollte der Hinweis vor der Bestätigung stehen. Wie du Buchungsregeln einstellst, zeigt Online-Terminbuchung einrichten.

Eine Ausfallgebühr ist die Antwort, an die viele zuerst denken. Rechtlich ist sie aber kein Selbstläufer. Stand Oktober 2026 gilt nach unserer Recherche:

Grundsätzlich zulässig – wenn vorher vereinbart

Die Verbraucherzentrale Niedersachsen schreibt (Stand 22.07.2026): No-Show-Gebühren, Ausfallhonorare oder Stornokosten sind grundsätzlich zulässig. Sie dürfen erst einmal verlangt werden, wenn sie bei der Terminbuchung wirksam vereinbart wurden. Auf mögliche Kosten muss ausdrücklich hingewiesen werden. Eine einheitliche Rechtsprechung gibt es laut Verbraucherzentrale nicht.

Die Vereinbarung: AGB richtig einbeziehen

Steht die Gebühr in deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, werden diese nach § 305 Abs. 2 BGB nur Vertragsbestandteil, wenn du bei Vertragsschluss ausdrücklich darauf hinweist, die Kundin sie zumutbar zur Kenntnis nehmen kann und einverstanden ist. Ein Satz, der erst nach der Buchung kommt, reicht dafür nicht.

Die Höhe: kein Strafbetrag

Für pauschale Schadensersatzbeträge in AGB setzt § 309 Nr. 5 BGB zwei Grenzen:

• Die Pauschale darf den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigen.
• Der Kundin muss ausdrücklich der Nachweis gestattet werden, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist.

Außerdem verbietet § 309 Nr. 6 BGB in AGB eine Vertragsstrafe für den Fall, dass die Kundin die Leistung nicht abnimmt. Formuliere die Gebühr deshalb als Ausgleich für deinen Ausfall, nicht als Strafe.

Die Verbraucherzentrale nennt als Kriterien zum Beispiel die eingeplante Zeit und den Aufwand der Vorbereitung. Je früher abgesagt wird, desto geringer ist in der Regel der Schaden.

Der gesetzliche Hintergrund

Auch ohne Pauschale kann ein Anspruch bestehen. Nach § 615 BGB kann bei Dienstverträgen die vereinbarte Vergütung verlangen, wessen Dienste nicht angenommen werden. Ersparte Aufwendungen und das, was durch anderweitige Verwendung der Zeit verdient wird, werden aber angerechnet. Vergibst du den Termin neu, sinkt dein Anspruch also. Ob § 615 BGB auf deine Behandlung passt, hängt vom Einzelfall ab.

Die Politik schaut hin

Die Justizministerkonferenz hat im Juni 2025 festgestellt, dass in immer mehr Restaurants, therapeutischen Praxen und Studios – ausdrücklich auch Kosmetikstudios – Entschädigungen für nicht wahrgenommene Termine verlangt werden. Sie hat das Bundesjustizministerium gebeten zu prüfen, ob gesetzliche Änderungen für mehr Rechtssicherheit nötig sind. Ein Gesetz dazu haben wir bis Oktober 2026 nicht gefunden.

Für dich heißt das: Lass deine Klausel einmal von einer Anwältin oder deiner Handwerkskammer prüfen, bevor du sie einsetzt.

Manche Studios verlangen bei langen oder teuren Terminen eine Anzahlung, etwa bei einer Neumodellage oder einem großen Lash-Set. Das erhöht die Verbindlichkeit, weil die Kundin schon etwas investiert hat.

Wenn du darüber nachdenkst, regle vorher klar:

• Für welche Leistungen gilt die Anzahlung?
• Wird sie auf den Preis angerechnet?
• Was passiert damit bei rechtzeitiger Absage, bei später Absage, bei Nichterscheinen?

Auch hier gilt: Die Bedingungen müssen vor der Buchung bekannt und vereinbart sein. Was du bei einbehaltenen Beträgen beachten musst, klärst du am besten mit einer Anwältin. Für Stammkundinnen mit kleinen Terminen ist eine Anzahlung meist unnötig.

Einmal kann jeder passieren. Wiederholt sich das, darfst du reagieren. Bleib dabei sachlich.

1. Ansprechen: Schreib nach dem ersten No-Show eine freundliche Nachricht. Frag, ob alles in Ordnung ist, und biete einen neuen Termin an.
2. Regel erinnern: Beim zweiten Mal weist du auf deine Stornobedingungen hin.
3. Konsequenz ziehen: Beim dritten Mal kannst du zum Beispiel nur noch Termine nach Rücksprache vergeben oder eine Anzahlung verlangen – wenn das vorher vereinbart ist.

Führ eine kurze Notiz, wann welche Kundin nicht erschienen ist. Speichere dabei nur, was du wirklich brauchst.

Ob ein Ausfall berechnet wird, entscheidest du immer im Einzelfall. Wer seit Jahren treu ist und einmal krank wird, verdient Kulanz.